Warum Behörden und Gesundheitseinrichtungen den analogen Abschied nicht länger aufschieben können.
Dass deutsche Behörden das Faxgerät hartnäckig verteidigen, gilt seit Jahren als verlässlicher Stoff für spöttische Kommentare. Die Zahlen aus Baden-Württemberg geben auch 2026 noch Anlass dazu: In den dortigen Ministerien sind nach aktuellen Erhebungen noch immer über 1.400 Faxgeräte in Betrieb – darunter 568 allein im Innenministerium, das gleichzeitig für die Digitalisierung des Landes zuständig ist. Was lange als harmloses Kuriosum durchging, ist inzwischen zu einer handfesten Compliance-Frage geworden. Der Grund liegt in der rechtlichen Neubewertung des Faxes als Übertragungsweg für personenbezogene Daten. Die Übertragung erfolgt unverschlüsselt; Dokumente landen regelmäßig auf Geräten in öffentlich zugänglichen Bereichen. Beides ist mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung unvereinbar. Österreich hat daraus bereits Konsequenzen gezogen: Seit Anfang 2025 ist der Versand personenbezogener Gesundheitsdaten per Fax dort ausdrücklich untersagt. Kommunale Datenschutzbeauftragte und Aufsichtsbehörden ziehen bundesweit nach. Für Kommunen und kommunale Unternehmen ergibt sich daraus konkreter Handlungsbedarf. Wer Faxkommunikation weiter betreibt, ohne den Übertragungsweg datenschutzrechtlich abzusichern, geht ein kalkulierbares Haftungsrisiko ein – das gilt nicht nur für Gesundheitsämter oder Kliniken, sondern für alle Stellen, die regelmäßig personenbezogene Daten versenden. Zugleich ist das Fax ein Kostentreiber, der sich in der Verwaltungsrealität häufig unsichtbar macht. Rund 56 Prozent der Unternehmen, die noch faxen, tun dies nach eigenen Angaben ausschließlich, weil Behörden diesen Kanal verlangen. Die Prozesskette aus Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen und Archivieren bindet Personal, erzeugt Medienbrüche und liefert keine rechtssichere Dokumentation des Empfangs.
Dass Kommunen das Fax dennoch nicht einfach abschalten, hat nachvollziehbare Gründe. Ein Teil davon ist rechtlicher Natur: Viele Verwaltungsvorschriften schreiben den Faxempfang noch immer vor, und solange Gerichte, Sozialversicherungsträger und andere Behörden das Fax als Kommunikationsweg nutzen, muss die Gegenseite empfangsfähig bleiben. Diese Vorgaben lassen sich nicht per Softwarelösung überwinden – sie erfordern politische und gesetzgeberische Entscheidungen. Daneben stehen jedoch handfeste infrastrukturelle Hemmnisse: Faxgeräte hängen häufig an veralteten Telefonanlagen, deren Ablösung als eigenes Projekt wahrgenommen wird, und der Sendebericht gilt intern vielerorts noch als Zustellnachweis – auch wenn er diese Funktion rechtlich längst nicht mehr zuverlässig erfüllt.
Genau diese infrastrukturellen Hürden lassen sich lösen, ohne die gesamte Kommunikations-infrastruktur auf einmal anzufassen. Lösungen wie die führende Datenaustauschplattform FTAPI setzen hier an: Wo immer möglich, ersetzt FTAPI das Fax durch einen rechtssicheren digitalen Kanal, der die Kommunikation zwischen Ämtern, Bürgern und Unternehmen massiv beschleunigt und absichert – und das geprüft barrierefrei. Das Beste daran: Bürger benötigen keine eigene Software oder Zertifikate, um sicher mit Behörden zu kommunizieren – das erhöht die Akzeptanz und senkt die Bearbeitungszeit im Bürgerservice spürbar. Dort wo triftige Gründe dagegensprechen, Faxgeräte gänzlich zu verbannen, können diese automatisiert eingebunden werden. Bestehende Faxnummern bleiben erhalten, vorhandene Multifunktionsgeräte werden als digitale Eingangskanäle weitergenutzt. Im Hintergrund übernimmt die Plattform die Verschlüsselung, Zustellung und revisionssichere Protokollierung – DSGVO- und BSI-C5-konform, ohne Medienbruch, ohne Umbau der gewohnten Abläufe.
FTAPI gehört zu den Anbietern, die das Thema sichere digitale Kommunikation konsequent über den Einzelfall hinausdenken. Anfang März veranstaltete das Münchner Unternehmen zum zweiten Mal die CPT – Connect. Protect. Transform., eine Cybersecurity-Konferenz in der Allianz Arena, bei der namhafte Vertreter aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft über digitale Resilienz und den Schutz sensibler Daten diskutierten. Faxablöse ist dabei nur ein Baustein eines größeren Ansatzes, der Datensicherheit als organisatorische und gesellschaftliche Aufgabe begreift.
Wie der konkrete Umstieg gelingt, zeigt FTAPI in einem kostenlosen Webinar am 17. März 2026. Tanja Reinhardt, Professional Account Executive bei FTAPI, erläutert, wie sich analoge Kommunikationswege schrittweise ablösen und rechtssichere Rücksendekanäle einrichten lassen. Informationen und Anmeldung unter ftapi.com. (DEKOM, 09.03.2026) Mehr Infos hier…
