Anfang 2026 waren erst 823 von 7.509 im Onlinezugangsgesetz vorgesehenen Verwaltungsleistungen bundesweit flächendeckend digital verfügbar, mehr als drei Jahre nach Ablauf der ursprünglichen OZG-Frist Ende 2022. Die OZG-Umsetzung kommt allenfalls schleppend voran, vor allem bei den bürgerseitigen Online-Anträgen. In keiner Statistik taucht indes der interne Umgang mit Dokumenten auf, die von externen Stellen in den Ämtern eingehen. In Sozial- und Jugendämtern treffen monatlich tausende Rechnungen und Leistungsnachweise von Pflegeeinrichtungen, freien Trägern und weiteren externen Stellen ein, vielfach noch gedruckt und per Post. Für die Poststelle bedeutet das hohen manuellen Aufwand beim Sichten, Sortieren und Verteilen. Durchläuft ein Dokument anschließend mehrere Fachabteilungen, summieren sich schnell fünf bis sieben Tage Bearbeitungszeit, und das Risiko von Fehlzuordnungen oder verlorenen Unterlagen steigt. Der naheliegende Weg über E-Mail scheidet meist aus, weil die übermittelten Daten personenbezogen und besonders schützenswert sind und damit unter die DSGVO fallen. Vor dieser Ausgangslage stand der Rhein-Neckar-Kreis. Die Kreisverwaltung mit Sitz in Heidelberg zählt zu den größten in Baden-Württemberg und verantwortet unter anderem Jugendamt, Sozialamt, Ausländeramt und Versorgungsamt. Über diese Ämter laufen monatlich mehrere tausend Dokumente externer Rechnungssteller ein. Für deren Eingang hat der Landkreis ein digitales Upload-Portal des Münchner Softwareanbieters FTAPI eingerichtet. Über die SubmitBox, einen abgesicherten digitalen Briefkasten, übermitteln externe Einreicher ihre Unterlagen strukturiert und Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Ein automatisierter Workflow lädt die eingehenden Dokumente herunter und überführt sie direkt in das Dokumentenmanagementsystem enaio, wo sie der zuständigen Fachabteilung zugeordnet werden. Die manuelle Verteilung in der Poststelle entfällt. Sabine Hahn, beim Landratsamt für die IT-Anwendungsbetreuung des Verfahrens zuständig, beschreibt den Effekt nüchtern. Die Zeitersparnis falle erheblich aus, da die Rechnungen automatisiert heruntergeladen und unmittelbar an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet würden. Inzwischen verarbeitet der Rhein-Neckar-Kreis mehr als 4.000 Dokumente monatlich über diesen Kanal, mit weiter steigender Tendenz. Die Bearbeitungsdauer sank von zuvor bis zu einer Woche auf ein bis drei Tage. Je Dokument lassen sich nach Angaben der Verwaltung rund 15 Minuten manueller Aufwand einsparen.
Projekte dieser Art tauchen in keinem OZG-Dashboard auf, weil sie keine bürgerseitige Antragsstrecke betreffen. Für Landratsämter und Kreisverwaltungen mit ähnlich hohem Dokumentenaufkommen aus Pflege, Eingliederungshilfe oder von freien Bildungsträgern sind sie dennoch oft der schnellere und realistischere Weg, solange die großen OZG-Vorhaben auf sich warten lassen. (DEKOM, 06.07.2026) Case Study Rhein-Neckar-Kreis hier…
