Der Kommunale Sozialverband Sachsen (KSV Sachsen) ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts für soziale Leistungen im gesamten Freistaat zuständig — mit Standorten in Leipzig und Chemnitz, rund 600 Mitarbeitenden und einem Kommunikationsaufkommen, das täglich Pflegeeinrichtungen, Krankenkassen und Bürgerinnen und Bürger einschließt. Pflegedaten, Widerspruchsakten und Rechnungsbelege von Trägern sind personenbezogene Daten mit besonderem Schutzbedarf. Der KSV Sachsen versendet ausgehende Kommunikation Ende-zu-Ende-verschlüsselt direkt aus Outlook, eingehende Anträge, Widerspruchsdokumente und Rechnungen von Pflegeträgern laufen über strukturierte Online-Formulare, die Daten verschlüsselt entgegennehmen und automatisch ins Dokumentenmanagementsystem überführen. Den Dateneingang von externen Trägern organisiert ein gesicherter Bereich, über den Pflegeeinrichtungen Rechnungen digital einreichen und unmittelbar weiterverarbeiten lassen. Das Scannen von Papierdokumenten entfällt, Fehlerquellen im manuellen Übertrag sind beseitigt. Technische Basis für alle drei Kanäle ist FTAPI, ein auf öffentliche Verwaltungen spezialisierter Münchner Anbieter, dessen Cloudlösung nach dem BSI C5 Typ 2-Standard zertifiziert, in Deutschland gehostet und DSGVO-konform ist. „Unser Ziel war es, einen Weg zu finden, sensible Daten DSGVO-konform und gleichzeitig benutzerfreundlich zu übermitteln — eine Lösung, die Mitarbeitern und Bürgern gleichermaßen den Alltag erleichtert“, erklärt Mike Felber IT Administrator beim KSV Sachsen. Die Kommunikationswege zwischen Sozialämtern, überörtlichen Sozialhilfeträgern, Pflegeheimen und Krankenkassen sind historisch gewachsen und selten konsequent auf DSGVO-Konformität geprüft worden. Personenbezogene Daten mit besonderem Schutzbedarf, die noch über ungesicherte Kanäle laufen — das ist kein Versäumnis einzelner Sachbearbeiter, sondern das Ergebnis fehlender technischer Infrastruktur auf Körperschaftsebene. Datenschutz-Aufsichtsbehörden haben diesen Befund in mehreren Bundesländern bereits zum Gegenstand von Prüfverfahren gemacht. Übertragbar ist das Modell vor allem, weil es in bestehende DMS-Strukturen einbindet und kein paralleles IT-Großprojekt voraussetzt. Beim KSV Sachsen ist der nächste Ausbauschritt bereits geplant: Die gesicherten Datenräume sollen künftig auch für Vergabeunterlagen und digitale Angebotseinreichung genutzt werden, die Online-Formulare für Mängelmeldungen und Beschwerdeverfahren. Eine sichere Kommunikationsinfrastruktur, einmal aufgebaut, lässt sich so schrittweise auf weitere Verwaltungsbereiche ausdehnen. Kommunen mit eigenen Pflegeträgerverflechtungen oder sozialrechtlichen Aufgaben finden im KSV Sachsen ein Referenzmodell, das vollständig im Betrieb ist. (DEKOM, 26.05.2026) Mehr Infos hier…
