{"id":9451,"date":"2026-07-06T11:18:00","date_gmt":"2026-07-06T09:18:00","guid":{"rendered":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/?p=9451"},"modified":"2026-07-06T12:25:20","modified_gmt":"2026-07-06T10:25:20","slug":"heidelberg-digitalisiert-die-aktenflut-der-sozialaemter","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/heidelberg-digitalisiert-die-aktenflut-der-sozialaemter\/","title":{"rendered":"Heidelberg digitalisiert die Aktenflut der Sozial\u00e4mter"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Anfang 2026 waren erst 823 von 7.509 im Onlinezugangsgesetz vorgesehenen Verwaltungsleistungen bundesweit fl\u00e4chendeckend digital verf\u00fcgbar, mehr als drei Jahre nach Ablauf der urspr\u00fcnglichen OZG-Frist Ende 2022. Die OZG-Umsetzung kommt allenfalls schleppend voran, vor allem bei den b\u00fcrgerseitigen Online-Antr\u00e4gen. In keiner Statistik taucht indes der interne Umgang mit Dokumenten auf, die von externen Stellen in den \u00c4mtern eingehen. In Sozial- und Jugend\u00e4mtern treffen monatlich tausende Rechnungen und Leistungsnachweise von Pflegeeinrichtungen, freien Tr\u00e4gern und weiteren externen Stellen ein, vielfach noch gedruckt und per Post. F\u00fcr die Poststelle bedeutet das hohen manuellen Aufwand beim Sichten, Sortieren und Verteilen. Durchl\u00e4uft ein Dokument anschlie\u00dfend mehrere Fachabteilungen, summieren sich schnell f\u00fcnf bis sieben Tage Bearbeitungszeit, und das Risiko von Fehlzuordnungen oder verlorenen Unterlagen steigt. Der naheliegende Weg \u00fcber E-Mail scheidet meist aus, weil die \u00fcbermittelten Daten personenbezogen und besonders sch\u00fctzenswert sind und damit unter die DSGVO fallen. Vor dieser Ausgangslage stand der Rhein-Neckar-Kreis. Die Kreisverwaltung mit Sitz in Heidelberg z\u00e4hlt zu den gr\u00f6\u00dften in Baden-W\u00fcrttemberg und verantwortet unter anderem Jugendamt, Sozialamt, Ausl\u00e4nderamt und Versorgungsamt. \u00dcber diese \u00c4mter laufen monatlich mehrere tausend Dokumente externer Rechnungssteller ein. F\u00fcr deren Eingang hat der Landkreis ein digitales Upload-Portal des M\u00fcnchner Softwareanbieters <a href=\"https:\/\/www.ftapi.com\/ueber-ftapi\">FTAPI<\/a> eingerichtet. \u00dcber die SubmitBox, einen abgesicherten digitalen Briefkasten, \u00fcbermitteln externe Einreicher ihre Unterlagen strukturiert und Ende-zu-Ende-verschl\u00fcsselt. Ein automatisierter Workflow l\u00e4dt die eingehenden Dokumente herunter und \u00fcberf\u00fchrt sie direkt in das Dokumentenmanagementsystem enaio, wo sie der zust\u00e4ndigen Fachabteilung zugeordnet werden. Die manuelle Verteilung in der Poststelle entf\u00e4llt. Sabine Hahn, beim Landratsamt f\u00fcr die IT-Anwendungsbetreuung des Verfahrens zust\u00e4ndig, beschreibt den Effekt n\u00fcchtern. Die Zeitersparnis falle erheblich aus, da die Rechnungen automatisiert heruntergeladen und unmittelbar an die zust\u00e4ndigen Abteilungen weitergeleitet w\u00fcrden. Inzwischen verarbeitet der Rhein-Neckar-Kreis mehr als 4.000 Dokumente monatlich \u00fcber diesen Kanal, mit weiter steigender Tendenz. Die Bearbeitungsdauer sank von zuvor bis zu einer Woche auf ein bis drei Tage. Je Dokument lassen sich nach Angaben der Verwaltung rund 15 Minuten manueller Aufwand einsparen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Projekte dieser Art tauchen in keinem OZG-Dashboard auf, weil sie keine b\u00fcrgerseitige Antragsstrecke betreffen. F\u00fcr Landrats\u00e4mter und Kreisverwaltungen mit \u00e4hnlich hohem Dokumentenaufkommen aus Pflege, Eingliederungshilfe oder von freien Bildungstr\u00e4gern sind sie dennoch oft der schnellere und realistischere Weg, solange die gro\u00dfen OZG-Vorhaben auf sich warten lassen. (DEKOM, 06.07.2026) <a href=\"https:\/\/www.ftapi.com\/erfolgsgeschichten\/lra-rhein-neckar\">Case Study Rhein-Neckar-Kreis hier\u2026<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Anfang 2026 waren erst 823 von 7.509 im Onlinezugangsgesetz vorgesehenen Verwaltungsleistungen bundesweit fl\u00e4chendeckend digital verf\u00fcgbar, mehr als drei Jahre nach Ablauf der urspr\u00fcnglichen OZG-Frist Ende 2022. Die OZG-Umsetzung kommt allenfalls schleppend voran, vor allem bei den b\u00fcrgerseitigen Online-Antr\u00e4gen. 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