In vielen Rath\u00e4usern formuliert Microsoft Copilot inzwischen die Antwort auf B\u00fcrgeranfragen, ChatGPT fasst Sitzungsvorlagen zusammen, und im Ordnungsamt diktiert eine Sachbearbeiterin ihren Bescheid in ein KI-gest\u00fctztes Textprogramm. Was im Arbeitsalltag l\u00e4ngst angekommen ist, hat die Verwaltungsf\u00fchrung oft noch nicht systematisch erfasst \u2014 und schon gar nicht dokumentiert. Genau das aber verlangt Artikel 4 des EU AI Act, der seit August 2025 anwendbar ist. Die Vorschrift verpflichtet alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, ein ausreichendes Ma\u00df an KI-Kompetenz bei ihren Mitarbeitenden und anderen Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, sicherzustellen. Eine geeignete Dokumentation der entsprechenden Qualifizierungsma\u00dfnahmen ist dabei ein wichtiger Bestandteil eines belastbaren Compliance- und Organisationsprozesses.<\/p>\n\n\n\n
Die Verantwortung adressiert dabei nicht ausschlie\u00dflich die Softwarehersteller, sondern kann auch die Anwender bzw. Betreiber von KI-Systemen betreffen. F\u00fcr Kommunen hei\u00dft das: B\u00fcrgermeisterin, Amtsleitung und Verwaltungsf\u00fchrung sollten sicherstellen, dass die erforderliche KI-Kompetenz in ihrem Verantwortungsbereich vorhanden ist und entsprechende Ma\u00dfnahmen nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt f\u00fcr die gro\u00dfe Stadtverwaltung mit eigenem IT-Referat ebenso wie f\u00fcr das kleine Amt, in dem Mitarbeitende eigenst\u00e4ndig einen KI-Assistenten f\u00fcr Schrifts\u00e4tze einsetzen. Entscheidend ist nicht die Gr\u00f6\u00dfe der Verwaltung, sondern ob und in welchem Umfang KI-Systeme im Einsatz sind.<\/p>\n\n\n\n
Das damit verbundene Organisations- und Compliance-Risiko ist kein abstraktes Szenario. Wenn durch den Einsatz eines KI-Systems ein Schaden entsteht und die Verwaltung keine nachvollziehbaren Unterlagen \u00fcber die Qualifizierung der betreffenden Mitarbeitenden vorlegen kann, kann dies im Rahmen einer Pr\u00fcfung oder bei der Bewertung einer m\u00f6glichen Organisationspflichtverletzung relevant werden. Fehlende oder unzureichende Dokumentation kann dabei als organisatorischer Mangel gewertet werden.<\/p>\n\n\n\n
Was viele Kommunen untersch\u00e4tzen: Die Pflicht beschr\u00e4nkt sich nicht auf eine einmalige Unterweisung. KI-Anwendungen entwickeln sich weiter, Einsatzszenarien ver\u00e4ndern sich, neue Werkzeuge kommen hinzu. Wer im Januar eine Schulung zu ChatGPT durchgef\u00fchrt hat und im Herbst Copilot einf\u00fchrt, sollte pr\u00fcfen, ob die vorhandene KI-Kompetenz f\u00fcr die neue Anwendung und das konkrete Einsatzszenario weiterhin ausreicht und gegebenenfalls erg\u00e4nzend qualifizieren. Artikel 4 spricht bewusst von einem \u201eausreichenden Ma\u00df“ an Kompetenz, und dieses Ma\u00df kann sich mit neuen Anwendungen und Einsatzszenarien ver\u00e4ndern.<\/p>\n\n\n\n
Die eigentliche Herausforderung f\u00fcr kommunale Verwaltungen liegt allerdings weniger in der einzelnen Schulung als in der Organisation des Gesamtprozesses. Wer wurde wann zu welchem KI-System geschult? Wer hat den Nachweis erbracht, wer steht noch aus? Welche Mitarbeitenden nutzen \u00fcberhaupt KI-gest\u00fctzte Anwendungen? Viele Verwaltungen organisieren ihre Pflichtschulungen noch \u00fcber Teilnehmerlisten in Papierform oder Excel-Tabellen. Bei einer wachsenden Zahl von Schulungspflichten \u2014 neben dem EU AI Act auch DSGVO, Cybersecurity-Awareness und perspektivisch NIS2 \u2014 wird dieser Ansatz schnell un\u00fcbersichtlich.<\/p>\n\n\n\n
\u201eDie meisten Verwaltungen, mit denen wir sprechen, haben l\u00e4ngst KI im Einsatz \u2014 oft ohne es systematisch erfasst zu haben. Die Schulung selbst ist dabei das kleinere Problem. Was fehlt, ist der dokumentierte Nachweis, der im Pr\u00fcfungsfall auch standh\u00e4lt“, sagt Christoph Gro\u00dfwardt, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer des Aachener Bildungsdienstleisters cogniport<\/a>.<\/p>\n\n\n\n cogniport verbindet beides seit 1998. \u00dcber das Bildungsportal<\/a> lassen sich KI-Schulungen als eLearning bereitstellen und gleichzeitig Teilnahme, Zertifikat und Nachweis zentral erfassen. Die Schulungskategorie \u201eKI und Digitalisierung“ im cogniport-Katalog<\/a> umfasst Module, die sich an Verwaltungsmitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse richten und den Praxisbezug zum kommunalen Arbeitsalltag herstellen. Erg\u00e4nzend erm\u00f6glicht das integrierte Schulungsmanagement, Fristen und Wiederholungsintervalle f\u00fcr Pflichtschulungen zu hinterlegen, sodass die Verwaltung jederzeit nachweisen kann, welche Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand sind.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr kommunale Entscheiderinnen und Entscheider ergibt sich daraus eine klare Handlungsfolge. Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme, welche KI-Systeme in der Verwaltung tats\u00e4chlich genutzt werden, auch informell. Der zweite Schritt ist die Qualifizierung der Mitarbeitenden mit dokumentiertem Nachweis. Und der dritte Schritt ist ein System, das beides dauerhaft nachvollziehbar h\u00e4lt, weil sich die Anforderungen nicht verringern werden. (DEKOM, 05.10.2026) Mehr Infos hier…<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" In vielen Rath\u00e4usern formuliert Microsoft Copilot inzwischen die Antwort auf B\u00fcrgeranfragen, ChatGPT fasst Sitzungsvorlagen zusammen, und im Ordnungsamt diktiert eine Sachbearbeiterin ihren Bescheid in ein KI-gest\u00fctztes Textprogramm. Was im Arbeitsalltag l\u00e4ngst angekommen ist, hat die Verwaltungsf\u00fchrung oft noch nicht systematisch erfasst \u2014 und schon gar nicht dokumentiert. Genau das aber verlangt Artikel 4 des EU […]<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-9600","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-allgemein"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9600","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=9600"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9600\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":9601,"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9600\/revisions\/9601"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=9600"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=9600"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/infosilo.info\/dekom\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=9600"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}