Städte und Gemeinden stehen vor einer Dreifachbelastung. Die Haushaltslage zwingt zu Priorisierung statt zu Großprojekten, die Zahl der Cyberangriffe auf öffentliche Verwaltungen steigt kontinuierlich, und mit den Babyboomern verlässt in den kommenden Jahren eine ganze Generation erfahrener Mitarbeitender den Dienst. Wer dieses Erfahrungswissen nicht rechtzeitig sichert und neuen Mitarbeitenden zugänglich macht, verliert wertvolle Handlungsfähigkeit genau dann, wenn sie am dringendsten gebraucht wird. Genau an dieser Stelle begleitet die cogniport Beratungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH aus Aachen öffentliche Verwaltungen seit 1998. Mit modularen eLearning-Angeboten, Blended Learning und Präsenzschulungen sowie dem eigenen Bildungsportal acadeMe hat sich das Unternehmen als spezialisierter Bildungspartner für Städte und Gemeinden etabliert, getragen von den Gesellschaftern regio iT, Südwestfalen IT und der kdvz Rhein-Erft-Rur. Geschäftsführer Christoph Großwardt ordnet im Sommerinterview ein, was die aktuelle Belastungslage für die Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen bedeutet und wo Wissensmanagement als strategisches Werkzeug ansetzt.
DEKOM: Viele Kommunen stehen finanziell unter enormem Druck. Was bedeutet das aus Ihrer Sicht für die Digitalisierung?
Christoph Großwardt: Die angespannte Haushaltslage verändert die Spielregeln. Viele Kommunen müssen Investitionen verschieben oder priorisieren und gleichzeitig steigen die Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern an digitale Verwaltungsleistungen. Digitalisierung darf deshalb heute kein Selbstzweck mehr sein. Sie muss konkret dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten, Mitarbeitende zu entlasten und vorhandene Ressourcen besser einzusetzen. Gerade jetzt brauchen Verwaltungen Lösungen, die schnell einen messbaren Nutzen liefern, anstatt jahrelange Großprojekte zu starten. Mit unseren Lösungen bei cogniport verfolgen wir genau diesen Ansatz. Bestehendes Wissen, Prozesse und Informationen intelligent verfügbar machen, damit Mitarbeitende schneller Entscheidungen treffen, weniger Zeit mit Suchen verbringen und vorhandene Ressourcen optimal nutzen können.
DEKOM: Gleichzeitig nimmt die Bedrohung durch Cyberangriffe auf Kommunen zu. Wo sehen Sie die größten Herausforderungen?
Christoph Großwardt: Cyberangriffe gehören inzwischen zum Alltag öffentlicher Verwaltungen. Das eigentliche Problem ist dabei oft nicht nur die IT-Sicherheit selbst, sondern die organisatorische Vorbereitung auf Krisen. Viele Verwaltungen verfügen aufgrund begrenzter Budgets und fehlender personeller Ressourcen nicht über ein vollständig etabliertes Business Continuity Management. Wenn zentrale Systeme ausfallen, fehlt häufig der schnelle Zugriff auf Handlungsanweisungen, Notfallpläne oder relevantes Wissen. Genau hier sehen wir einen wichtigen Baustein der Resilienz. Wissen muss jederzeit verfügbar sein, strukturiert, aktuell und unabhängig davon, ob einzelne Personen erreichbar sind. Digitale Wissensplattformen können dazu beitragen, im Krisenfall handlungsfähig zu bleiben und Abläufe deutlich schneller wiederherzustellen.
DEKOM: Viele erfahrene Mitarbeitende gehen in den kommenden Jahren in den Ruhestand. Welche Auswirkungen hat das auf die öffentliche Verwaltung?
Christoph Großwardt: Der demografische Wandel wird häufig unterschätzt. Mit den Babyboomern verlassen in den nächsten Jahren viele Beschäftigte die Verwaltungen, die über Jahrzehnte enormes Erfahrungswissen aufgebaut haben. Dieses Wissen steckt häufig nicht in Dokumentationen, sondern in den Köpfen der Mitarbeitenden. Wenn dieses Wissen verloren geht, entstehen längere Einarbeitungszeiten, Unsicherheiten und Ineffizienzen.
Aus unserer Sicht wird Wissensmanagement deshalb zu einer strategischen Aufgabe. Moderne Technologien können helfen, Wissen systematisch zu sichern, verständlich aufzubereiten und neuen Mitarbeitenden schnell zugänglich zu machen. Dadurch verkürzt sich die Einarbeitung, und Organisationen bleiben auch bei Personalwechseln handlungsfähig.
DEKOM: Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz dabei?
Christoph Großwardt: Künstliche Intelligenz ist kein Ersatz für Fachwissen, sie ist ein Werkzeug, um vorhandenes Wissen besser nutzbar zu machen. Gerade in Verwaltungen entstehen täglich große Mengen an Informationen, Richtlinien, Satzungen und internen Dokumenten. Mitarbeitende verbringen viel Zeit damit, relevante Informationen zu suchen. KI kann diese Informationen intelligent erschließen und kontextbezogen bereitstellen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt Mitarbeitende dabei, fundierte Entscheidungen schneller zu treffen. Voraussetzung ist allerdings, dass die KI auf vertrauenswürdigen und aktuellen Daten arbeitet und den hohen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit gerecht wird.
DEKOM: Was unterscheidet den Ansatz von cogniport?
Christoph Großwardt: Wir verstehen Digitalisierung nicht als Einführung eines weiteren IT-Systems, sondern als Möglichkeit, Menschen bei ihrer täglichen Arbeit spürbar zu entlasten. Unsere Lösungen verbinden Wissensmanagement, Prozessunterstützung und moderne KI-Technologien so, dass Informationen genau dann verfügbar sind, wenn sie benötigt werden. Das reduziert Suchzeiten, sichert wertvolles Erfahrungswissen und erhöht gleichzeitig die organisatorische Resilienz. Gerade in Zeiten knapper Haushalte, steigender Sicherheitsanforderungen und eines zunehmenden Fachkräftemangels ist es entscheidend, vorhandene Ressourcen intelligenter einzusetzen. Genau dabei unterstützen wir Kommunen und öffentliche Organisationen.
DEKOM: Wenn Sie den Verantwortlichen in Kommunen eine Botschaft mitgeben könnten, welche wäre das?
Christoph Großwardt: Die Herausforderungen werden in den kommenden Jahren nicht kleiner. Mehr Geld oder mehr Personal werden vielerorts nicht kurzfristig verfügbar sein. Deshalb sollten Kommunen heute in Lösungen investieren, die Wissen sichern, Mitarbeitende entlasten und Organisationen widerstandsfähiger machen. Digitalisierung sollte immer den Menschen unterstützen und einen messbaren Mehrwert schaffen. Mein wichtigster Rat lautet, beginnen Sie mit einem Schritt. Niemand muss von heute auf morgen die gesamte Verwaltung neu aufstellen. Erfolgreiche Digitalisierung entsteht nicht durch den einen großen Wurf, sondern durch viele gut durchdachte, aufeinander aufbauende Maßnahmen. Und vor allem, es ist keine Einbahnstraße. Entscheidungen von heute legen den Weg fest, aber sie schließen zukünftige Entwicklungen nicht aus. Technologien entwickeln sich weiter, Anforderungen verändern sich, und gute Lösungen wachsen mit. Wer heute startet, sammelt Erfahrungen, schafft Akzeptanz und baut Schritt für Schritt eine moderne, resiliente Verwaltung auf, die auch morgen handlungsfähig bleibt. (DEKOM/cogniport, 06.07.2026) Mehr Infos hier…
