In vielen Rathäusern formuliert Microsoft Copilot inzwischen die Antwort auf Bürgeranfragen, ChatGPT fasst Sitzungsvorlagen zusammen, und im Ordnungsamt diktiert eine Sachbearbeiterin ihren Bescheid in ein KI-gestütztes Textprogramm. Was im Arbeitsalltag längst angekommen ist, hat die Verwaltungsführung oft noch nicht systematisch erfasst — und schon gar nicht dokumentiert. Genau das aber verlangt Artikel 4 des EU AI Act, der seit August 2025 anwendbar ist. Die Vorschrift verpflichtet alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei ihren Mitarbeitenden und anderen Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, sicherzustellen. Eine geeignete Dokumentation der entsprechenden Qualifizierungsmaßnahmen ist dabei ein wichtiger Bestandteil eines belastbaren Compliance- und Organisationsprozesses.
Die Verantwortung adressiert dabei nicht ausschließlich die Softwarehersteller, sondern kann auch die Anwender bzw. Betreiber von KI-Systemen betreffen. Für Kommunen heißt das: Bürgermeisterin, Amtsleitung und Verwaltungsführung sollten sicherstellen, dass die erforderliche KI-Kompetenz in ihrem Verantwortungsbereich vorhanden ist und entsprechende Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt für die große Stadtverwaltung mit eigenem IT-Referat ebenso wie für das kleine Amt, in dem Mitarbeitende eigenständig einen KI-Assistenten für Schriftsätze einsetzen. Entscheidend ist nicht die Größe der Verwaltung, sondern ob und in welchem Umfang KI-Systeme im Einsatz sind.
Das damit verbundene Organisations- und Compliance-Risiko ist kein abstraktes Szenario. Wenn durch den Einsatz eines KI-Systems ein Schaden entsteht und die Verwaltung keine nachvollziehbaren Unterlagen über die Qualifizierung der betreffenden Mitarbeitenden vorlegen kann, kann dies im Rahmen einer Prüfung oder bei der Bewertung einer möglichen Organisationspflichtverletzung relevant werden. Fehlende oder unzureichende Dokumentation kann dabei als organisatorischer Mangel gewertet werden.
Was viele Kommunen unterschätzen: Die Pflicht beschränkt sich nicht auf eine einmalige Unterweisung. KI-Anwendungen entwickeln sich weiter, Einsatzszenarien verändern sich, neue Werkzeuge kommen hinzu. Wer im Januar eine Schulung zu ChatGPT durchgeführt hat und im Herbst Copilot einführt, sollte prüfen, ob die vorhandene KI-Kompetenz für die neue Anwendung und das konkrete Einsatzszenario weiterhin ausreicht und gegebenenfalls ergänzend qualifizieren. Artikel 4 spricht bewusst von einem „ausreichenden Maß“ an Kompetenz, und dieses Maß kann sich mit neuen Anwendungen und Einsatzszenarien verändern.
Die eigentliche Herausforderung für kommunale Verwaltungen liegt allerdings weniger in der einzelnen Schulung als in der Organisation des Gesamtprozesses. Wer wurde wann zu welchem KI-System geschult? Wer hat den Nachweis erbracht, wer steht noch aus? Welche Mitarbeitenden nutzen überhaupt KI-gestützte Anwendungen? Viele Verwaltungen organisieren ihre Pflichtschulungen noch über Teilnehmerlisten in Papierform oder Excel-Tabellen. Bei einer wachsenden Zahl von Schulungspflichten — neben dem EU AI Act auch DSGVO, Cybersecurity-Awareness und perspektivisch NIS2 — wird dieser Ansatz schnell unübersichtlich.
„Die meisten Verwaltungen, mit denen wir sprechen, haben längst KI im Einsatz — oft ohne es systematisch erfasst zu haben. Die Schulung selbst ist dabei das kleinere Problem. Was fehlt, ist der dokumentierte Nachweis, der im Prüfungsfall auch standhält“, sagt Christoph Großwardt, Geschäftsführer des Aachener Bildungsdienstleisters cogniport.
cogniport verbindet beides seit 1998. Über das Bildungsportal lassen sich KI-Schulungen als eLearning bereitstellen und gleichzeitig Teilnahme, Zertifikat und Nachweis zentral erfassen. Die Schulungskategorie „KI und Digitalisierung“ im cogniport-Katalog umfasst Module, die sich an Verwaltungsmitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse richten und den Praxisbezug zum kommunalen Arbeitsalltag herstellen. Ergänzend ermöglicht das integrierte Schulungsmanagement, Fristen und Wiederholungsintervalle für Pflichtschulungen zu hinterlegen, sodass die Verwaltung jederzeit nachweisen kann, welche Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand sind.
Für kommunale Entscheiderinnen und Entscheider ergibt sich daraus eine klare Handlungsfolge. Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme, welche KI-Systeme in der Verwaltung tatsächlich genutzt werden, auch informell. Der zweite Schritt ist die Qualifizierung der Mitarbeitenden mit dokumentiertem Nachweis. Und der dritte Schritt ist ein System, das beides dauerhaft nachvollziehbar hält, weil sich die Anforderungen nicht verringern werden. (DEKOM, 05.10.2026) Mehr Infos hier…
