„KI kann entlasten, aber nicht ersetzen“

Doppelinterview mit Ministerin Ina Scharrenbach und Prof. Arne Schönbohm über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der kommunalen Verwaltung

Das Thema Künstliche Intelligenz (KI) beschäftigt derzeit viele Kommunen – doch vielerorts herrscht Unsicherheit: Welche Potenziale hat KI für die Verwaltungspraxis? Welche rechtlichen Fragen sind zu beachten? Und wie gelingt der Einstieg? Der Deutsche Kommunalinformationsdienst (DEKOM) hat dazu ein Doppelinterview mit Ina Scharrenbach, Ministerin für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen, und Prof. Arne Schönbohm, Präsident der Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAKÖV), geführt. Beide waren sich einig: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um KI aktiv zu erproben – aber mit Augenmaß.

Frau Scharrenbach, Studien beziffern das Effizienzpotenzial von KI in der öffentlichen Verwaltung auf rund 24 Milliarden Euro. Wo sehen Sie den größten Hebel?

Ina Scharrenbach: Künstliche Intelligenz wird derzeit als Heilsbringer gehandelt – aber wie schon bei der Digitalisierung gilt: Ohne Standardisierung und Zentralisierung keine Automatisierung. Nur dann lässt sich KI überhaupt sinnvoll einsetzen. Ihr Vorteil liegt klar in der Entlastung von Routinetätigkeiten. Die Mitarbeitenden können sich so stärker den Fällen widmen, bei denen menschliches Ermessen gefragt ist. Perspektivisch wird sich auch das weiterentwickeln – dann kann KI in einfachen Fällen selbstständig Entscheidungen vorbereiten. Es gibt heute schon kommunale Behörden, die KI im Rahmen von Vorprüfungen von Anträgen einsetzen.  Zur Vorprüfung von Wohngeldanträgen setzen einige kommunale Behörden, wie etwa Nürnberg, KI ein. Damit sparen sie rund 90 Prozent an Zeit.  Das sind Vorreiter, von den kann man lernen. Nehmen Sie beispielsweise Essen: Hier wird der Gewerbesteuerbescheid rein digital gefertigt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang wichtig, dass man beim Einsatz von KI dies gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern auch transparent macht. Das ist auch vor dem Hintergrund wichtig, weil ich der festen Überzeugung bin, dass aufgrund der der rasanten Entwicklung von KI das Recht nicht hinterherkommt.

Herr Professor Schönbohm, Sie sprechen oft lieber von maschinellem Lernen statt von Künstlicher Intelligenz. Warum ist diese Unterscheidung für Kommunen wichtig?

Prof. Arne Schönbohm: Maschinelles Lernen bedeutet im Grunde: Ich analysiere, wie ein Verwaltungsakt entsteht. Gibt es ein klares Ja oder Nein, oder besteht ein Ermessensspielraum? Diese Muster lassen sich gut maschinell abbilden. Künstliche Intelligenz im engeren Sinn geht einen Schritt weiter: Sie soll auch in Graubereichen – also bei Entscheidungen mit Ermessensspielraum – agieren können. Soweit sind wir aber noch nicht. Derzeit prüfen wir eher, ob eine maschinelle Entscheidung plausibel ist – das verändert die Rolle der Verwaltung grundlegend. Es geht mehr um Qualitätssicherung als um originäre Einzelfallbearbeitung.

Viele Bürgermeister berichten uns von großer Unsicherheit – vor allem bei der Frage nach der Rechtssicherheit. Was empfehlen Sie Kommunen?

Ina Scharrenbach: Wir erleben eine enorme Zunahme an Regulierung – durch EU-Recht, Bundesgesetze, Landesverordnungen.  Das hindert bei der Einführung neuer Software oder KI-Assistenten. Zudem gibt eine Diskrepanz zwischen digitaler und analoger Welt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen genau, wie man mit einer analogen Akte umgeht. Zum Beispiel dürfen nirgendwo Klarnamen rausgehen. In der Welt der KI herrscht hier eine gewisse Unsicherheit. Aber auch dort müssen die gleichen Standards gelten. Das heißt die Verfahrensweisen bleiben gleich.

Prof. Arne Schönbohm: Es gibt heute schon Kommunen, die KI im Vorprüfungsprozess einsetzen – zum Beispiel bei Wohngeldanträgen. In Süddeutschland konnte der Aufwand so um bis zu 90 % reduziert werden. Auch Hessen verschickt bereits digitale Werbesteuerbescheide. In Nordrhein-Westfalen gibt es eine Kommune, die Grundsteuerbescheide mit KI erstellt. Diese Best-Practice-Beispiele zeigen: KI kann effektiv unterstützen – vorausgesetzt, man kommuniziert offen: „Hier wurde KI zur Vorprüfung eingesetzt, die finale Entscheidung lag beim Menschen.“ Wir müssen aufpassen, dass Recht nicht zum Innovationshemmnis wird. Der europäische Gesetzgeber nimmt durch zu enge Vorgaben oft die Luft zum Atmen – auch bei der DSGVO. In Deutschland wird Datenschutz teils übertrieben streng ausgelegt, was KI-Einsatz unnötig erschwert.

Stichwort NRW Genius – wie ist der Stand bei Ihrem landeseigenen KI-Assistenten?

Ina Scharrenbach: NRW-Genius befindet sich derzeit in einer erweiterten Testphase. Er läuft im Landesverwaltungsnetz – einem gesicherten Netz, das traditionell nicht direkt mit kommunalen IT-Strukturen verbunden ist. Ziel ist es, auch Kommunen daran teilhaben zu lassen. Dazu prüfen wir derzeit technische Lösungen für eine sichere Anbindung. Langfristig wollen wir eine KI, die auf den öffentlichen Dienst insgesamt zugeschnitten ist.

Herr Schönbohm, Sie fordern weniger Reallabore und mehr spezialisierte Kompetenzzentren. Wie steht es um die Umsetzung?

Prof. Arne Schönbohm: Zentralisierung ist kein Selbstzweck. In vielen Fällen sind spezialisierte „Schnellboote“ effizienter als große „Tanker“. Nürnberg ist ein gutes Beispiel: Dort wird KI beim Wohngeld eingesetzt – mit deutlich geringerem Personalbedarf als in vergleichbaren Städten. Auf Bundesebene arbeiten wir mit KIPITZ einem Labor zur KI-Testung in der Bundesverwaltung. Ergänzend haben wir den sogenannten KEKS entwickelt – einen KI-Kompetenzschein. Damit können Mitarbeitende nachweisen, dass sie über das nötige Wissen zum KI-Einsatz verfügen. Ein Beispiel guter Zusammenarbeit: In der Digitalakademie des Bundes nehmen auch Landesverwaltungen teil – zuletzt auch eine Abteilungsleiterin aus NRW. Solche Initiativen stärken das Vertrauen zwischen den Ebenen.

Letzte Frage: Was raten Sie Bürgermeistern, die jetzt konkret handeln wollen?

Ina Scharrenbach: Sowohl als auch. Viele Kommunen sind schon sehr gut unterwegs. Kommunen sollten ausprobieren – und sich gleichzeitig vorbereiten. Wir haben als Land einen Rahmenvertrag zur KI-gestützten Beschaffung abgeschlossen, inklusive begleitender Schulungen. Wichtig ist, nicht auf Perfektion zu warten. Wir sollten auch mit 80 % starten, statt auf die 100 % zu warten. Sonst sind wir zu langsam.

Prof. Arne Schönbohm: Ich stimme Frau Scharrenbach voll zu. In der Bundesverwaltung sprechen wir von „KI-gestütztem Arbeiten“. Mein Tipp: Mut haben! Wie damals beim Internet: Auch da dachten manche, sie könnten es „kaputt machen“. Nein – einfach machen. Klar ist auch: In den nächsten zehn Jahren gehen rund 100.000 Bundesbeamte in Pension – die werden wir nicht alle ersetzen können. KI kann helfen, mit weniger Personal mehr zu erreichen. Nicht, indem sie Menschen ersetzt, sondern indem sie entlastet. Das Beispiel Nürnberg zeigt, wie es geht. DEKOM, 20.08.2025