Künstliche Intelligenz in der Stadtverwaltung: Wie Kommunen von Urban KI profitieren können

Künstliche Intelligenz gilt als Schlüsseltechnologie für eine leistungsfähige und bürgernahe Verwaltung – doch wie gelingt der Einstieg in der kommunalen Praxis? Das vom Bundesforschungsministerium geförderte Projekt Urban KI entwickelt gemeinsam mit Kommunen konkrete Anwendungsbeispiele, etwa für die automatisierte Aktenverarbeitung, barrierefreie Chatbots oder intelligente Kartenanwendungen. Im Zentrum steht dabei nicht die Technik allein, sondern die Frage: Wie lassen sich KI-Lösungen rechtssicher, praxistauglich und wirtschaftlich in den Verwaltungsalltag integrieren? Und was können Städte und Gemeinden tun, um frühzeitig Anschluss an diese Entwicklung zu finden? DEKOM hat mit Prof. Dr. Julia Frohne, Mitglied des Leitungsteams von Urban KI an der Westfälischen Hochschule, über die bisherigen Erfahrungen, typische Hürden – und konkrete Empfehlungen für Kommunalverwaltungen gesprochen.

DEKOM: Frau Professor Frohne, wie ist Urban KI organisiert?

Frohne: Urban KI ist ein Verbundprojekt unter Leitung der Westfälischen Hochschule. Im Leitungsgremium arbeite ich mit Prof. Dr. Christian Kuhlmann und Prof. Dr. Karin Küffmann zusammen. Tobias Urban koordiniert das Programm technisch und organisatorisch. Sven Tomfohrde übernimmt die Projektkommunikation.

DEKOM: Worum geht es konkret?

Frohne: Ziel ist es, anwendungsorientierte KI-Lösungen für Kommunen zu entwickeln – in enger Zusammenarbeit mit der Verwaltungspraxis. Die entstehenden Prototypen werden Open Source bereitgestellt, damit andere Städte und Gemeinden davon profitieren können.

DEKOM: Wie ist der Stand der Umsetzung?

Frohne: Die Prototypen sind derzeit in der Entwicklung. Erste Anwendungsfälle betreffen zum Beispiel die Digitalisierung von Bauakten, barrierefreie Informationszugänge oder interaktive Stadtpläne mit Sprachsteuerung. Erste Ergebnisse erwarten wir im Spätsommer.

DEKOM: Was läuft gut, wo gibt es Hürden?

Frohne: Die Kooperationsbereitschaft der Kommunen ist hoch – das ist sehr erfreulich. Herausfordernd ist allerdings die große Heterogenität: Datenschutz, Datenverfügbarkeit und technische Infrastruktur unterscheiden sich stark. Auch die Ressourcenfrage spielt eine zentrale Rolle. Viele Kommunen sind zwar fachlich interessiert, aber organisatorisch überlastet. Es fehlt nicht an Bereitschaft – sondern an Zeit, Geld und personellen Kapazitäten. Umso wichtiger ist es, dass sie nicht bei null anfangen müssen. Unsere Open-Source-Lösungen können hier ein Einstiegspunkt sein.

DEKOM: Ist das auch ein Plädoyer für interkommunale Zusammenarbeit?

Frohne: Unbedingt. Es ist ineffizient, wenn jede Kommune eigene KI-Lösungen entwickelt. Besser wäre es, wenn sich Regionen oder kommunale IT-Dienstleister zusammenschließen und gemeinsam tragfähige Lösungen etablieren – technisch und organisatorisch.

DEKOM: Was kann die Landes- oder Bundesebene dazu beitragen?

Frohne: Es braucht verbindliche Rahmenbedingungen – etwa Musterregelungen für die Nutzung von Sprachmodellen oder datenschutzkonforme Anwendungshinweise. Heute muss jede Kommune vieles selbst klären oder externe Gutachten beauftragen – das kostet Geld und Zeit.

DEKOM: Und wie steht es um die Verwaltungsleitung?

Frohne: Die Rolle der Führungskräfte ist entscheidend. Wenn die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister nicht hinter dem Thema steht, bewegt sich in der Verwaltung kaum etwas. Leider erleben wir auch, dass sich gerade auf Leitungsebene manche aus Bequemlichkeit oder Unsicherheit verweigern.

DEKOM: Was raten Sie, um KI trotz dieser Hürden zu etablieren?

Frohne: Es braucht keine Massen an KI-Fachleuten – sondern mutige Kommunen, die mit gut verständlichen Lösungen arbeiten. Dazu gehören niedrigschwellige Angebote, KI-Botschafterinnen und Botschafter innerhalb der Verwaltung und Austauschformate, in denen voneinander gelernt werden kann.

DEKOM: Und wie kann man das Thema strategisch verankern?

Frohne: Wir brauchen ein neues Verständnis von Change-Management. Die Einführung von KI ist nicht in erster Linie ein technisches Projekt – sondern ein kultureller Wandel. Wenn klar ist, dass KI Mitarbeitende entlastet statt sie zu ersetzen, wächst auch die Akzeptanz.

DEKOM: Was ist Ihre Vision für die kommunale Praxis?

Frohne: Wenn Kommunen künftig sagen können: „Wir haben nicht mehr Personal – aber einen digitalen Kollegen, der uns unterstützt“, dann haben wir viel erreicht. KI kann zum virtuellen Mitarbeiter werden – vorausgesetzt, sie ist rechtssicher, verständlich und gut eingebettet.

DEKOM: Vielen Dank für das Gespräch. (DEKOM/Urban KI, 20.08.2025) Mehr Infos hier…