Sicherer Datenaustausch als Schlüssel für effiziente Verwaltungsprozesse

Anhaltender Personalmangel zwingt immer mehr Rathäuser und Kommunen zum Umdenken. Wo offene Stellen nicht nachbesetzt werden können, suchen Verwaltungsleitungen zunehmend nach Wegen, die bestehende Belegschaft von administrativen Routineaufgaben zu entlasten.  Mit dem sicheren digitalen Datenaustausch – vom digitalen Posteingang, über die automatisierte Verarbeitung von Formulardaten bis hin zum automatischen Bescheidversand -rückt dabei ein Bereich in den Fokus, der bislang oft als rein technisches Detail behandelt wurde. Die Art und Weise, wie Daten die Behörde erreichen und diese wieder verlassen, entscheidet maßgeblich darüber, ob nachgelagerte Prozesse effizient laufen oder ins Stocken geraten. Die Ausgangslage in vielen Kommunen ist von einer Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit geprägt. Während Bürger und lokale Unternehmen digitale Kommunikationswege erwarten, fehlt es häufig an einer durchgängigen Infrastruktur für den sicheren Austausch sensibler Daten. Aus der Not heraus entstehen oft improvisierte Lösungen. Vertrauliche Unterlagen landen unverschlüsselt in E-Mail-Postfächern, große Planungsdateien werden über private Cloud-Dienste ausgetauscht oder physisch auf Datenträgern eingereicht. Dies führt in der Praxis zu einem kaum steuerbaren Wildwuchs, der nicht nur datenschutzrechtliche Risiken birgt, sondern vor allem massive manuelle Aufwände verursacht. Die Folgen dieses Zustands belasten die Sachbearbeitung direkt. Solange digitale Eingänge händisch gesichtet, auf Viren geprüft, entschlüsselt und manuell den Fachverfahren zugeordnet werden müssen, bindet dies wertvolle Arbeitszeit. Der eigentliche Vorteil der Digitalisierung verpufft durch diese Medienbrüche bereits an der Pforte. Anstatt sich auf die fachliche Prüfung konzentrieren zu können, fungieren qualifizierte Mitarbeiter als Datenverwalter, die Informationen mühsam von einem System ins nächste übertragen. Der Lösungsansatz des deutschen Software-Spezialisten FTAPI setzt genau an dieser Schnittstelle an. Ziel ist es, die vielfältigen und oft unsicheren Kanäle durch eine zentrale Plattform abzulösen, die den gesamten Datenaustausch bündelt. Technisch fungiert das System als gesicherte Schleuse, die Informationen jeglicher Art und Größe verschlüsselt entgegennimmt, in Kernsysteme wie dem Dokumentenmanagement oder Fachverfahren ablegt und direkt aus diesen Systemen heraus auch wieder – nach extern freigeben und sicher verschlüsselt – versenden kann. Damit wird das diffuse Chaos der Datenströme durch einen strukturierten, DSGVO-konformen Prozess ersetzt, der der Verwaltung die Kontrolle über ihre Daten zurückgibt. Der entscheidende Hebel für die Effizienz liegt jedoch in der tiefen Integration in die bestehende IT-Landschaft. Die FTAPI-Plattform leitet validierte Daten direkt an die führenden Systeme wie das Dokumentenmanagementsystem oder spezifische Fachanwendungen weiter. Dieser Automatisierungsgrad eliminiert die fehleranfälligen manuellen Zwischenschritte und ist geeignet unsichere und ineffiziente Kanäle wie das Fax zu ersetzen. Ein Antrag oder Nachweis landet geprüft und korrekt zugeordnet direkt in der digitalen Akte. Durch die technische Bereinigung der Datenflüsse gewinnt die Verwaltung jene Ressourcen zurück, die sie für die inhaltliche Arbeit an den Anliegen der Bürger dringend benötigt. (DEKOM, 09.02.2026) Mehr Infos hier…