Städte und Gemeinden sind die größten Immobilienbesitzer im Land. Schulen, Kitas, Rathäuser, Feuerwehrhäuser, Sporthallen — der Gebäudebestand ist über Jahrzehnte gewachsen, die Verantwortung für Instandhaltung und Betrieb aber auf immer weniger Schultern verteilt. Eine Auswertung des Instituts der deutschen Wirtschaft vom Juli 2026 zeigt, wie angespannt die Lage in den Bauämtern inzwischen ist. Im Jahr 2024 entfielen fast 65 Prozent aller öffentlichen Bauvorhaben auf die kommunale Ebene. Gleichzeitig waren 2025 bundesweit 124 Bauamtsleitungen ausgeschrieben — vor der Coronapandemie lag diese Zahl bei 55. In vielen Verwaltungen fehlt schlicht das Personal, um den Überblick über Flächen, Anlagen und Wartungszyklen zu behalten. Wer wissen will, wann welches Dach zuletzt saniert wurde oder welche Heizungsanlage als nächste fällig ist, landet oft bei Excel-Listen, die auf Einzelwissen basieren und mit dem Ausscheiden der jeweiligen Sachbearbeiter ihren Wert verlieren.
Die RIB IMS GmbH aus Dinslaken, ein Tochterunternehmen von Schneider Electric mit rund 90 Beschäftigten, entwickelt seit 1998 Software für genau dieses Problem. Unter dem Namen RIB FM bietet das Unternehmen ein CAFM-System an — die Abkürzung steht für Computer Aided Facility Management —, das Gebäude-, Raum- und Anlagendaten zusammenführt und darauf aufbauend Wartungs-, Reparatur- und Instandhaltungsprozesse abbildet. Dr. Christof Duvenbeck, Vertriebsleiter und Prokurist bei RIB IMS, bringt den Unterschied zu herkömmlichen Behelfslösungen auf einen einfachen Nenner. „Bei Excel arbeitet jeder für sich. Bei uns arbeiten unterschiedlichste Akteure an einer gemeinsamen Sache und bearbeiten einen Arbeitsablauf gemeinsam“, sagt er.
Was das in der Praxis bedeutet, lässt sich an einem Beispiel verdeutlichen. Meldet ein Hausmeister per Helpdesk-App eine Störung, gleicht das System die GPS-Koordinaten seines Handys mit den hinterlegten Gebäudedaten ab, wählt automatisch den richtigen Standort vor und stößt den Reparaturprozess an. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Stammdaten im System gepflegt sind — und genau hier liegt für viele Verwaltungen die größte Hürde.
Duvenbeck unterscheidet zwei Ausgangssituationen. Im einfacheren Fall löse die neue Software ein bestehendes System ab. Die Daten lägen dann bereits digital vor und könnten per Excel-Export übernommen werden. Im häufigeren Fall führe eine Verwaltung erstmals ein CAFM-System ein. Dann müssten zunächst ein Raumbuch und ein Anlagenbuch aufgebaut werden. Das Raumbuch erfasse für jeden Raum mindestens die Raumnummer, die Bezeichnung, die Nutzungsart nach DIN 277 und die Fläche. Für die Anlagen gelte das gleiche Prinzip, ergänzt um die hierarchische Struktur der technischen Gebäudeausrüstung — also die Frage, welche Pumpe zu welchem Lüftungsstrang gehört und wann sie zuletzt gewartet wurde. „Wir nehmen den Kunden an die Hand und führen ihn durch den Dschungel der Möglichkeiten“, beschreibt Duvenbeck das Vorgehen. RIB IMS erzeuge ein auf die jeweilige Verwaltung zugeschnittenes Template, das dort befüllt und anschließend per Import ins System übernommen werde.
Eine Besonderheit von RIB FM sei die grafische Komponente, erläutert Duvenbeck. Die Software könne CAD-Pläne als DWG-Dateien hinterlegen und Geschosspläne mit Raumstempeln versehen. Daraus ließen sich Flächeneinfärbungen erzeugen — etwa um Reinigungsreviere darzustellen oder um auf einen Blick zu sehen, in welchen Räumen demnächst Brandschutzklappen geprüft werden müssen. Auch eingescannte Papierpläne und BIM-Modelle im IFC-Format könne das System verarbeiten.
Beim Zeitrahmen rechnet Duvenbeck mit rund sechs Wochen bis zur Bereitstellung des Systems und einem halben Jahr bis zur vollständigen Einführung. Die Verzögerung liege weniger an der Technik als an der Datenerfassung auf Seiten der Verwaltung. RIB FM werde über die Microsoft Azure Cloud gehostet; der Kunde erhalte lediglich einen Link. Standardprojekte mit etwa zehn Anwenderlizenzen und Modulen für Objektmanagement, Instandhaltung, CAD-Anbindung und Ticketsystem lägen typischerweise bei 50.000 bis 60.000 Euro Einführungskosten. Größere Ausschreibungen mit Zusatzmodulen für Energiemanagement oder Schließanlagenverwaltung könnten auf 120.000 bis 130.000 Euro kommen.
Die Frage der Datensouveränität treibt gerade öffentliche Auftraggeber um. RIB IMS bietet deshalb neben der Azure-Cloud eine Hosting-Alternative über die OWL IT an, einen kommunalen IT-Dienstleister aus Ostwestfalen. Kunden wie die Städte Minden und Lemgo, der Kreis Minden-Lübbecke und der Kreis Segeberg in Schleswig-Holstein nutzten diesen Weg. „Die haben gesagt, Microsoft kann mir keiner garantieren, auch wenn der Serverstandort Frankfurt am Main ist“, schildert Duvenbeck. Im Rheinland arbeite RIB IMS zudem mit der Regio IT zusammen. Der Vorteil solcher kommunalen Hosting-Partner liege auch darin, dass voreingestellte Schnittstellen zu gängigen Finanzsystemen wie Infoma bestünden. Stamm- und Vertragsdaten müssten dann nicht doppelt erfasst werden.
Wo ein CAFM-System seine Wirkung besonders schnell entfalten kann, zeigt das Thema Energiemonitoring. Über IoT-Schnittstellen und Protokolle wie MQTT oder LoRaWAN lassen sich Verbrauchsdaten in Echtzeit erfassen. Duvenbeck schildert einen Fall aus einer westfälischen Großstadt, deren 15-Minuten-Intervalldaten über sieben Jahre ausgewertet wurden. „Da haben wir Wasserverbräuche identifiziert, die teilweise über viereinhalb Jahre zu hoch waren, weil irgendeine Toilettenspülung durchgerauscht ist“, berichtet er. In einer Schule falle so etwas nicht auf, weil kein Schüler zum Hausmeister laufe und eine laufende Spülung melde. Aus den Monitoring-Daten ließen sich energetische Maßnahmen ableiten. Über das integrierte Auftragsmanagement könnten bei Zielabweichungen direkt Aufträge an Fremdfirmen ausgelöst werden.
Ein weiteres Argument, das Duvenbeck regelmäßig in Gesprächen mit Verwaltungsspitzen anführt, betrifft die Datenhoheit. Viele Verwaltungen hätten in der Vergangenheit die Dokumentation ihrer Anlagen externen FM-Dienstleistern überlassen. Wenn die Zusammenarbeit dann nicht mehr funktioniert habe, seien auch die Daten weg gewesen — ein klassischer Lock-in-Effekt. „Das ist einer der wesentlichen Gründe, warum sich Kunden aus dem kommunalen Bereich für uns entscheiden“, sagt Duvenbeck. „Die wollen ihre eigenen Daten dauerhaft behalten.“
Wie weit der Weg zum flächendeckenden digitalen Liegenschaftsmanagement noch ist, lässt sich schwer beziffern. Beim Energiemanagement etwa schätzt Duvenbeck, dass ungefähr die Hälfte der Verwaltungen bereits ein System im Einsatz habe — häufig allerdings Insellösungen ohne Anbindung an die übrigen Gebäudedaten. Die IW-Zahlen zum Personalmangel in den Bauämtern legen nahe, dass der Druck zur Digitalisierung in den kommenden Jahren eher zu- als abnehmen wird. RIB FM ist nach GEFMA 444 zertifiziert und erfüllt alle 18 Katalogkategorien des branchenüblichen Qualitätssiegels für CAFM-Software. Das Unternehmen betreut mehr als 800 Projekte mit rund 162.500 Anwendern in Deutschland. (DEKOM, 02.11.2026) Mehr Infos hier…
Über RIB IMS
Die RIB IMS GmbH mit Sitz in Dinslaken entwickelt seit 1987 Software für computergestütztes Facility Management (CAFM) und Gebäudemanagement. Ihre Lösung RIB FM lässt sich an die Anforderungen des jeweiligen Kunden anpassen und läuft wahlweise in der Cloud oder auf eigenen Servern, auch in Kombination. Gemeinsam mit der Schwestergesellschaft RIB Software arbeitet das Unternehmen an einer durchgängigen Softwarelösung für den gesamten Lebenszyklus von Gebäuden, von der Planung bis zum Betrieb. RIB IMS ist eine hundertprozentige Tochter von Schneider Electric.
