Digital, rechtssicher, wirtschaftlich – kommunale Beschaffung mit System

Andreas Pokropp von der Kommunal Agentur NRW über das Katalogeinkaufssystem der KoPart.Nicht nur in Rheinland-Pfalz, auch in Nordrhein-Westfalen setzen Kommunen zunehmend auf zentrale Einkaufsplattformen. Die Kommunal Agentur NRW unterstützt Städte, Gemeinden und Kreise bei der Einführung standardisierter, digitaler Beschaffungslösungen – mit dem Ziel, Verwaltungsaufwand zu senken und Vergaberechtskonformität sicherzustellen. Im Kurzinterview erläutert Andreas Pokropp, Bereichsleiter Zentrale Vergabestelle, wie das nordrhein-westfälische Modell funktioniert, worauf Kommunen achten sollten – und warum Digitalisierung und rechtssichere Rahmenverträge kein Widerspruch sein müssen.

Herr Pokropp, was ist das Besondere an Ihrem elektronischen Katalogeinkauf für Kommunen – und wie unterscheidet sich dieser vom klassischen Online-Shopping?

Der elektronische Katalogeinkauf der KoPart ist speziell für die Bedarfe von Kommunalverwaltungen konzipiert. Anders als bei öffentlichen Marktplätzen, die man vor allem aus dem privaten Bereich kennt, handelt es sich um ein webbasiertes Beschaffungssystem mit integrierten Rahmenverträgen, die rechtssicher und vergabekonform abgeschlossen wurden. Kommunen können innerhalb dieses Systems ihre Budgets, Genehmigungsvorbehalte und Prozesse abbilden – das sorgt für Effizienz, Transparenz und Kostenkontrolle.

Welche konkreten Vorteile hat eine Kommune, wenn sie der KoPart beitritt und den Katalogeinkauf nutzt?

Mitglieder profitieren von gebündelten Ausschreibungen, was zu erheblichen Preisersparnissen führen kann – beispielsweise über 66 % im Bereich Bürobedarf. Gleichzeitig sparen Mitarbeitende wertvolle Zeit, da keine eigenen Ausschreibungen erforderlich sind. Das System dokumentiert zudem automatisch alle Bestellungen, was Controlling und die Einhaltung von Statistikpflichten erheblich erleichtert.

 Wie gelingt der Einstieg für interessierte Kommunen, und welche Rolle spielt das Vergaberecht?

Der Beitritt zur KoPart erfolgt nach einem Ratsbeschluss und einer Anzeige bei der Kommunalaufsicht. Anschließend kann die Kommune als Mitglied sofort auf das System des elektronischen Katalogeinkauf zugreifen. Das Vergaberecht ist vollständig berücksichtigt: Die KoPart schreibt sämtliche Rahmenverträge produktneutral und rechtskonform aus. Durch das Genossenschaftsmodell kann jede Mitgliedskommune auf die Verträge zugreifen, ohne eigene Verfahren durchführen zu müssen. (DEKOM/Kommunalagentur NRW, 26.05.2025) Ganzer Artikel hier…