Kommunale Einkaufsplattformen: Digitale Beschaffung gewinnt zunehmend an Bedeutung

Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen zählt zu den alltäglichen Verwaltungsaufgaben in Städten, Gemeinden und Landkreisen. Doch viele Prozesse laufen noch manuell: mit Bestellformularen, Katalogen und telefonischer Rücksprache. Mit der fortschreitenden Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung geraten diese Abläufe zunehmend unter Druck. Digitale Einkaufsplattformen, die auf landesweiter oder regionaler Ebene organisiert sind, bieten eine Alternative – und gewinnen spürbar an Bedeutung. Das Grundprinzip: Produkte und Dienstleistungen, die Kommunen regelmäßig benötigen – von Büromaterial über EDV bis hin zu Reinigungs- oder Kita-Bedarf –, werden vergabekonform über zentrale Rahmenverträge ausgeschrieben. Anschließend können Kommunen diese Leistungen über eine zentrale Plattform abrufen. Der Bestellprozess orientiert sich dabei an gängigen Webshop-Strukturen: klar strukturiert, benutzerfreundlich und transparent. Für Kommunen bietet dieses Modell handfeste Vorteile. Der Verwaltungsaufwand sinkt, die Ausschreibungspflicht entfällt beim Abruf aus bestehenden Rahmenverträgen, und durch die Bündelung entsteht oft eine bessere Preisgestaltung. Hinzu kommt: Gerade kleinere Kommunen profitieren von standardisierten Einkaufswegen und klaren rechtlichen Rahmenbedingungen. Trotz der Vorteile bleiben Herausforderungen: Die Anbindung an die Plattform erfordert interne Vorbereitung – technisch wie organisatorisch. Auch die Einbindung in bestehende Verwaltungsprozesse, etwa die Rechnungsprüfung oder Genehmigungsvorbehalte, muss individuell abgestimmt werden. Hinzu kommt, dass nicht alle Bedarfe sinnvoll über zentrale Plattformen abgebildet werden können – insbesondere bei projektbezogenen oder baunahen Ausschreibungen. Rechtlich bedeutsam ist zudem der Umgang mit Plattformen von Drittanbietern oder spezialisierten Systemlieferanten. Solche Modelle bieten zwar eine größere Sortimentsbreite, sind aber häufig nicht ohne Weiteres mit dem Vergaberecht vereinbar. Auch bei der Integration von Nachhaltigkeitskriterien oder der Umsetzung der E-Rechnungspflicht stoßen Plattformlösungen teils an technische oder gesetzliche Grenzen. Trotzdem zeigt sich: Die kommunale Einkaufsplattform ist mehr als nur ein Beschaffungswerkzeug – sie ist Teil einer umfassenderen Verwaltungsmodernisierung. In Rheinland-Pfalz wie auch in Nordrhein-Westfalen setzen Landesverbände gezielt auf Plattformmodelle, um ihre Mitglieder bei der Professionalisierung des Einkaufs zu unterstützen. Mit ihnen entsteht zugleich ein digitaler Standard, der sich weiterentwickeln lässt – etwa um Nachhaltigkeitscores, Budgetsteuerung oder automatisierte Rechnungsprüfung. Zwei aktuelle Beispiele aus der Praxis finden Sie im Anschluss: Simon Layher von der Kommunalberatung RLP erläutert das Modell „Kommunales Kaufhaus Rheinland-Pfalz“. Andreas Pokropp von der Kommunal Agentur NRW berichtet aus Nordrhein-Westfalen. (DEKOM, 26.05.2025) Mehr Infos zur Kommunalberatung RLP hier…     Mehr Infos Kommunalagentur NRW hier…